Le contenu du dossier individuel du fonctionnaire

« Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées [de façon indélébile] et classées sans discontinuité » (article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 devenu articles L137-1 à L137-4 du Code général de la fonction publique). Il est par ailleurs « unique », selon l’article 1 du décret n° 2011-675 du 15 juin 2011. « Le dossier individuel peut être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique, soit à partir de documents établis sur support papier et numérisés, soit à partir de documents produits directement sous forme électronique » (article 2 du décret n° 2011-675 du 15 juin 2011). Les opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques n’y sont pas mentionnées, ainsi que les actions de grève ou de mouvement social.

L’accès au dossier administratif

« Tous les agents ont droit à la communication personnelle et confidentielle de toutes les notes, feuilles signalétiques et tous autres documents composant leur dossier » (article 65 de la loi du 22 avril 1905). Le fonctionnaire a accès à son dossier individuel à tout moment. Chaque agent a le droit de consulter son dossier administratif, seul ou accompagné de la personne du son choix (un collègue, représentant du personnel ou syndical) sans avoir à s’en justifier ou en donner le motif. En cas de procédure disciplinaire, l’agent devra obligatoirement avoir droit à la communication de l’intégralité de son dossier individuel et de tous les documents annexes.

La consultation des pièces du dossier

La communication des documents annexes varie selon leur contenu, et selon que la demande est faite par l’agent lui-même ou par un tiers. Toutes les pièces constituant le dossier ne sont donc pas consultables de la même manière.

  • Concernant les documents comportant des jugements de valeur ou des commentaires sur l’attitude de l’agent, seul l’auteur du texte en aura l’entier accès. L’agent, par rapport à ce type de document, est considéré comme un tiers et, à ce titre, en vertu de l’article L311-6 (Code des relations entre le public et l’administration), ne pourra avoir accès au contenu du document que sous condition.
  • Les informations nominatives concernant l’auteur doivent être occultées ou disjointes des pièces avant communication au demandeur. Dans certains cas, toutefois, cette solution est impraticable, soit parce que le document se présente comme un tout dont il est impossible de dissocier certains passages, soit parce que le nombre des mentions à occulter lui ferait perdre tout son sens.

Le retrait de documents

Certaines pièces ne sont pas destinées à être conservées et leur retrait automatique est prévu par les textes (cas des demandes de certains congés retirées au bout de 2 ans). Pour les personnels de l’Éducation nationale, la demande de retrait de pièce du dossier doit se faire auprès de l’autorité hiérarchique. En cas de refus, l’agent peut faire un recours devant le tribunal administratif qui déterminera quelles pièces devront être retirées. Il peut aussi saisir la CADA (Commission d’accès aux documents administratifs) qui pourra rendre un avis sur la problématique.
Si une pièce ne peut pas être retirée du dossier, l’agent garde toutefois la possibilité de porter ses observations en annexe.

À savoir : 
Le retrait de courrier de parent, d’élève ou de collègue présent dans le dossier administratif d’un enseignant n’est pas systématique et obligatoire. Actuellement, les juges administratifs considèrent que seul un contenu diffamant ou injurieux permet le retrait total de la pièce déposée.
Il n’y a qu’un seul dossier administratif légal, c’est celui détenu dans les locaux de l’autorité administrative. Il ne peut pas y avoir de dossier bis ou de copie détenue par un directeur d’école, un chef d’établissement ou un Inspecteur de l’Éducation nationale (IEN).

Textes de référence :

– Loi du 22 avril 1905 portant fixation du budget des dépenses et des recettes de l’exercice 1905 : article 65
– Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires : article 18 (articles L137-1 à L137-4 du CGFP) et article 19 (articles L532-1 à L532-6 du CGFP)
– Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public : articles 6-II et 6-III devenus : articles L311-5 à L311-8 du Code de relations entre le public et l’administration (CRPA)
– Décret n°84-961 du 25 octobre 1984 relatif à la procédure disciplinaire concernant les fonctionnaires de l’État : article 18
– Décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique
– Arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique