Une note d’information aux parents ou représentants légaux

« Élaborée par l’enseignant, la note d’information contient les modalités d’organisation de la sortie et un formulaire d’autorisation de participation. »

L’enseignant informe au plus tôt les personnes exerçant l’autorité parentale du projet de sortie par une note d’information.
Elle contient :

  • les modalités d’organisation de la sortie (avec notamment les horaires, les lieux de départ et de retour) ;
  • un formulaire d’autorisation de participation d’un élève mineur à une sortie ou un voyage scolaire à caractère facultatif.

 

Les formulaires d’autorisation nécessaires au voyage scolaire

« Le formulaire d’autorisation permet de savoir si l’enfant est sur un fichier d’OST (opposition de sortie du territoire) ou sur un fichier d’IST (interdiction de sortie du territoire). »

Les enseignants collectent le formulaire daté et signé d’autorisation parentale au voyage ainsi que l’autorisation de sortie du territoire (AST).

En effet, suite au rétablissement de l’autorisation de sortie du territoire par le décret n° 2016-1483 du 2 novembre 2016 relatif à l’autorisation de sortie du territoire d’un mineur non accompagné par un titulaire de l’autorité parentale (AST), il faut remplir un formulaire supplémentaire en ligne (Cerfa n° 15646*01).

L’AST est exigible, quel que soit le type de voyage concerné, individuel ou collectif, dès lors que le mineur voyage sans un titulaire de l’autorité parentale.

 

Une attestation d’assurance obligatoire

« Sans assurance obligatoire, pas de séjour à l’étranger »

Lors de l’élaboration du projet, l’enseignant doit demander aux parents de leur remettre une attestation d’assurance responsabilité civile – accidents corporels pour leur enfant. Sans cette assurance obligatoire pour le séjour à l’étranger, l’enfant ne partira pas.

Les documents de voyage

« Selon leur nationalité, les élèves devront avoir leur carte nationale d’identité ou un passeport à leur nom (avec visa selon le pays). »

Les documents seront différents selon que l’élève est de nationalité française ou ressortissant d’un état membre de l’Union européenne (ou de l’espace Schengen) ou ressortissant d’un État tiers n’appartenant pas à l’UE (ou à l’espace Schengen). Selon leur nationalité, les élèves devront avoir leur carte nationale d’identité ou un passeport à leur nom (avec visa selon le pays). Un passeport collectif pour les élèves français peut aussi être utilisé.

Voyage au Royaume-Uni : 

À compter du 1er janvier 2024, l’inscription sur un formulaire dédié, suffit pour que les élèves français et européens (UE/EEE/Suisse) de moins de 19 ans puissent entrer au Royaume-Uni avec une simple carte d’identité.

Les élèves étrangers ressortissants d’un pays tiers et détenteurs d’un passeport valide, scolarisés dans une école ou un établissement d’enseignement scolaire du premier ou second degré, public ou privé, sont dispensés de visa britannique.

L’inscription sur la liste permet aux élèves étrangers inscrits sur le document de voyage collectif d’être exemptés du Document de Circulation pour les étrangers mineurs (DCEM).

Le formulaire doit être systématiquement certifié par l’apposition du cachet de la préfecture lorsque les justificatifs sont dûment fournis par le chef d’établissement ou le directeur de l’école.

Les adultes et professeurs accompagnateurs sont tenus de voyager avec leur passeport national et un visa le cas échéant.

Sites à consulter dès l’élaboration du projet :

  • Le site internet du ministère des Affaires étrangères : Conseils aux Voyageurs.
  • Le site du consulat du pays de destination permet également de connaître les conditions de voyage.

 

Les délais pour une autorisation administrative

« Le dossier de demande d’autorisation de voyage scolaire à l’étranger doit parvenir à l’IEN au moins 6 semaines avant le départ. »

Six semaines au moins avant le départ, le directeur d’école fait parvenir le dossier complet de demande d’autorisation de voyage scolaire à l’étranger à l’inspecteur de l’Éducation nationale (IEN) chargé de la circonscription. Ce dernier doit retourner sa réponse dans un délai de quatre semaines avant la date de départ prévue.

La surveillance des enfants lors d’un séjour à l’étranger dans le 1er degré

 « Tout au long de la sortie scolaire, l’enseignant a une obligation de surveillance. »

Tout au long de la sortie scolaire, l’enseignant a une obligation de surveillance. Il assure la mise en œuvre des activités par sa participation et sa présence effectives.

Il peut cependant confier momentanément la surveillance de groupes d’élèves à d’autres adultes, accompagnateurs ou intervenants, sous réserve :

  • qu’il sache constamment où sont tous ses élèves et, qu’en cas d’incident, il puisse être très rapidement sur place ;
  • qu’il réside sur le lieu d’hébergement lors des voyages scolaires.

À noter : pour le 1er degré, il ne peut pas être mis en place un temps dit « libre ». Les élèves qui souhaitent acheter un petit cadeau ou une carte postale doivent le faire sous l’œil vigilant d’un adulte.

 

Textes de référence :